OPĆI POPIS GRADIVA ZAJEDNICE 2013
Temeljem članka 32. Statuta Športska zajednica Krapinsko-zagorske županije Izvršni odbor Zajednice na 7. sjednici održanoj 16. 4. 2011. donio je
O D L U K U
o Općem popisu kategorija arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja
I. RAZVOĐENJE AKATA U UPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA ODNOSNO URUDŽBENOM ZAPISNIKU
Urudžbeni zapisnik
Članak 1.
Urudžbeni zapisnik dužan je voditi glavni tajnik Zajednice ili osoba koju za to odredi Izvršni odbor Zajednice.
Razvođenje spisa predmeta
Članak 2.
Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se tako da se u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik upisuje datum razvođenja i stavlja oznaka: »a/a« i rok čuvanja.
II. STAVLJANJE PREDMETA U PISMOHRANU I ČUVANJE
Postupak prije stavljanja u pismohranu
Članak 3.
Riješeni predmeti stavljaju se u pismohranu i u njoj čuvaju, sukladno propisima o zaštiti arhivske građe.
U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrđeno propisom o izlučivanju arhivske građe. Na čuvanje spisa u pismohrani primjenjuju se propisi o čuvanju arhivske građe.
Odlaganje predmeta u pismohranu
Članak 4.
Dovršeni predmeti odlažu se u pismohranu po klasifikacijskim oznakama, po rednim brojevima predmeta.
Sređivanje i čuvanje predmeta u pismohrani
Članak 5.
Za svaku klasifikacijsku oznaku treba u pismohrani predvidjeti, u pravilu, posebni omot (fascikl, korice s vezicama i slično) u kojem se predmeti slažu po broju predmeta unutar klasifikacijske oznake.
Na svaki posebni omot stavlja se klasifikacijska oznaka i oznaka a/a.
Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici i pomoćne evidencije, kao i ostali evidentirani materijali moraju se čuvati u sređenom stanju do izlučivanja odnosno do predaje nadležnom arhivu.
Članak 6.
Predmeti se u arhivi čuvaju prema sljedećoj Listi za čuvanje i arhiviranje:
Redni
broj
Poslovno područje – vrsta gradiva
Rok
čuvanja
I. OSNIVANJE ORGANIZACIJE
1. Rješenja o osnivanju trajno
2. Prijava početka poslovanja nadležnim tijelima trajno
3. Zahtjev i prijava za otvaranje žiro računa trajno
4. Predmeti u svezi s promjenom naziva, izmjeneom i dopunom djelatnosti, upisom u registar Trgovačkog suda i nadležnih tijela, promjene podataka u registru
trajno
5. Prijedlozi i rješenja o imenovanju poslovodnih tijela trajno
6. Ostali predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju rada (integracije, likvidacije, sanacijski postupak i sl.)
trajno
II. NORMATIVNI AKTI
7. Statuti trajno
8. Ostali normativni akti trajno
III. TIJELA UPRAVLJANJA
9. Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela upravljanja trajno
10. Poslovnici o radu tijela upravljanja trajno
11. Programi rada i izvješća tijela upravljanja trajno
12. Sjednički zapisnici tijela upravljanja s prilozima trajno
IV. PRAVNI I OPĆI POSLOVI
13. Godišnji planovi i programi rada trajno
14. Osnove plana trajno
15. Godišnja izvješća o izvršenju planova i programa rada i razvoja trajno
16. Godišnja statistička izvješća trajno
17. Planovi osiguranja i protupožarne zaštite trajno
18. Diplome, plakete i druga javna priznanja trajno
19. Rješenja i odluke o novčanim nagradama i pismenim pohvalama 5 godina
20. Ugovori o najmu poslovnih prostorija i sredstava rada 2 godine od isteka
21. Registar općih akta trajno
22. Spisi o osiguranju imovine i osoba 5 godina od isteka police
23. Ugovori o djelu, o autorskom honoraru i sl. 5 godina
24. Ostala prepiska vezana uz pravne i opće poslove 2 godine
25. Javnobilježnički akti trajno
26. V. MATERIJALNO FINANCIJSKO POSLOVANJE
27. Završni računi s godišnjim izvještajima o poslovanju trajno
28. Isplatne liste plaća trajno
29. Kartoteka plaća trajno
30. Glavna knjiga i dnevnik financijskog knjigovodstva 11godina
31. Knjiga inventara osnovnih sredstava 11 godina
32. Kartoteka inventara osnovnih sredstva 11 godina
33. Analitika osnovnih sredstva 11 godina
34. Porezni obračuni 11 godina
35. Analitika kupaca i dobavljača 7 godina
36. Kartoteka i dnevnik materijalnog knjigovodstva 7 godina
37. Dopisivanje s bankom i FINA-om u svezi s korištenjem sredstava 7 godina
38. Obračun s bankom u svezi s deviznim poslovanjem 7 godina
39. Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem 11 godina
40. Kartoteka troškova i realizacije 7 godina
41. Knjiga i kartoteka sitnog inventara 7 godina
42. Knjiga i kartoteka potrošnog materijala 7 godina
43. Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom 11 godina
44. Akreditivi 7 godina
45. Profakture 7 godina
46. Ulazne i izlazne fakture 11 godina
47. Evidencije ulaznih i izlaznih faktura 11 godina
48. Obračun kamata 7 godina
49. Obračun amortizacije 7 godina
50. Čekovi, kreditne priznanice 7 godina
51. Dnevnik blagajne i blagajnički izvještaj 7 godina
52. Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara,pretplata i sl 7 godina
53. Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja 7 godina
54. Administrativne zabrane 7 godina
55. Knjiga naloga za korištenje automobila 7 godina
56. Izvještaji o potrošnji goriva 7 godina
57. Putni nalozi za vozila 7 godina
58. Nalozi za isplatu prijevoznih troškova za kupljenu i prodanu robu 7 godina
59. Kopije ulaza robe i pregled utroška 2 godine
60. Kopije potvrda o prijamu robe 2 godine
61. Kopije obračunskih kalkulacija 2 godine
62. Opomene za isplatu potraživanja 7 godina
63. Izvještaj o stanju suglasnosti salda 7 godina
64. Nalozi za nabavu potrošnog materijala 7 godina
65. Periodični obračuni 11 godina
66. Blok priznanica i zahtjevnica 7 godina
67. Kompleti izvještaja komisije za popis s popisnim listama 3 godine
68. Predmeti financijske inspekcije (zapisnici,prijave za pokretanje postupka za financijske i privredne prekršaje, prijestupe i sl.)
11 godina
69. Putni nalozi i obračuni troškova putovanja, izvješća sa službenog putovanja
7 godina
VI. UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE
70. Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi i strogo povjerljivi) i registri trajno
71. Upisnici predmeta upravnog postupka i registri trajno
72. Arhivska knjiga trajno
73. Zapisnici i rješenja o pregledu, odabiranju,izlučivanju i predaji arh.i reg. gradiva nedležnom arhivu
trajno
74. Kontrolnik poštarine, dostavne i druge pomoćne knjige 5 godina
75. Dopisivanja u svezi s uredskim poslovanjem,telefonskom, kurirskom i poštanskom službom
2 godine
76. Punomoći i ovlaštenja za podizanje pošte, izvoda i drugih materijala od banaka, za nabave i sl.
3 godine
77. Popratni dopisi u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, povrat, suglasnosti, izvješća i dr.
3 godine
78. Kopije garantnih pisama,zahtjeva, narudžbi za nabavu sitnog materijala i sl.
2 godine
79. Razne kopije potvrda 2 godine
80. Ostalo dopisivanje vezano uz uredsko i arhivsko poslovanje 2 godine
81. Zapisnici o primopredaji dužnosti ukoliko sadrže popis imovine trajno
Rukovanje predmetima stavljenim u pismohranu
Članak 7.
Predmetima stavljenim u pismohranu rukuje glavni tajnik Zajednice ili osoba koju Izvršni odbor ovlasti za rad u pismohrani.
Spisi predmeta izdaju se iz pismohrane samo uz potvrdu. Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, datum uzimanja i vraćanja spisa predmeta i potpis osobe koja preuzima spis predmeta. Potvrda se drži na mjestu preuzetog spisa predmeta, a po povratku potvrda se ulaže u vraćeni spis.
Predmeti stavljeni u pismohranu mogu se izdavati i osobama izvan Zajednice samo uz pisano odobrenje Predsjednika Zajednice.
Urudžbeni zapisnik
Članak 8.
Urudžbeni zapisnik dužan je voditi glavni tajnik Zajednice ili osoba koju za to odredi Izvršni odbor Zajednice.
Predsjednik Zajednice:
Stjepan Fotivec, oec.