Opći popis gradiva zajednice
Temeljem članka 32. Statuta Športska zajednica Krapinsko-zagorske županije Izvršni odbor Zajednice na 7. sjednici održanoj 16. 4. 2011. donio je
O D L U K U
o Općem popisu kategorija arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja
I. RAZVOĐENJE AKATA U UPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA ODNOSNO URUDŽBENOM ZAPISNIKU
Urudžbeni zapisnik
Članak 1.
Urudžbeni zapisnik dužan je voditi glavni tajnik Zajednice ili osoba koju za to odredi Izvršni odbor Zajednice.
Razvođenje spisa predmeta
Članak 2.
Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se tako da se u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik upisuje datum razvođenja i stavlja oznaka: »a/a« i rok čuvanja.
II. STAVLJANJE PREDMETA U PISMOHRANU I ČUVANJE
Postupak prije stavljanja u pismohranu
Članak 3.
Riješeni predmeti stavljaju se u pismohranu i u njoj čuvaju, sukladno propisima o zaštiti arhivske građe.
U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrđeno propisom o izlučivanju arhivske građe. Na čuvanje spisa u pismohrani primjenjuju se propisi o čuvanju arhivske građe.
Odlaganje predmeta u pismohranu
Članak 4.
Dovršeni predmeti odlažu se u pismohranu po klasifikacijskim oznakama, po rednim brojevima predmeta.
Sređivanje i čuvanje predmeta u pismohrani
Članak 5.
Za svaku klasifikacijsku oznaku treba u pismohrani predvidjeti, u pravilu, posebni omot (fascikl, korice s vezicama i slično) u kojem se predmeti slažu po broju predmeta unutar klasifikacijske oznake.
Na svaki posebni omot stavlja se klasifikacijska oznaka i oznaka a/a.
Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici i pomoćne evidencije, kao i ostali evidentirani materijali moraju se čuvati u sređenom stanju do izlučivanja odnosno do predaje nadležnom arhivu.
Članak 6.
Predmeti se u arhivi čuvaju prema sljedećoj Listi za čuvanje i arhiviranje:
|
Redni broj |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
|
I. OSNIVANJE ORGANIZACIJE |
||
|
1. |
Rješenja o osnivanju |
trajno |
|
2. |
Prijava početka poslovanja nadležnim tijelima |
trajno |
|
3. |
Zahtjev i prijava za otvaranje žiro računa |
trajno |
|
4. |
Predmeti u svezi s promjenom naziva, izmjeneom i dopunom djelatnosti, upisom u registar Trgovačkog suda i nadležnih tijela, promjene podataka u registru |
trajno |
|
5. |
Prijedlozi i rješenja o imenovanju poslovodnih tijela |
trajno |
|
6. |
Ostali predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju rada (integracije, likvidacije, sanacijski postupak i sl.) |
trajno |
|
||
|
7. |
Statuti |
trajno |
|
8. |
Ostali normativni akti |
trajno |
|
III. TIJELA UPRAVLJANJA |
||
|
9. |
Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela upravljanja |
trajno |
|
10. |
Poslovnici o radu tijela upravljanja |
trajno |
|
11. |
Programi rada i izvješća tijela upravljanja |
trajno |
|
12. |
Sjednički zapisnici tijela upravljanja s prilozima |
trajno |
|
IV. PRAVNI I OPĆI POSLOVI |
||
|
13. |
Godišnji planovi i programi rada |
trajno |
|
14. |
Osnove plana |
trajno |
|
15. |
Godišnja izvješća o izvršenju planova i programa rada i razvoja |
trajno |
|
16. |
Godišnja statistička izvješća |
trajno |
|
17. |
Planovi osiguranja i protupožarne zaštite |
trajno |
|
18. |
Diplome, plakete i druga javna priznanja |
trajno |
|
19. |
Rješenja i odluke o novčanim nagradama i pismenim pohvalama |
5 godina |
|
20. |
Ugovori o najmu poslovnih prostorija i sredstava rada |
2 godine od isteka |
|
21. |
Registar općih akta |
trajno |
|
22. |
Spisi o osiguranju imovine i osoba |
5 godina od isteka police |
|
23. |
Ugovori o djelu, o autorskom honoraru i sl. |
5 godina |
|
24. |
Ostala prepiska vezana uz pravne i opće poslove |
2 godine |
|
25. |
Javnobilježnički akti |
trajno |
|
26. |
V. MATERIJALNO FINANCIJSKO POSLOVANJE |
|
|
27. |
Završni računi s godišnjim izvještajima o poslovanju |
trajno |
|
28. |
Isplatne liste plaća |
trajno |
|
29. |
Kartoteka plaća |
trajno |
|
30. |
Glavna knjiga i dnevnik financijskog knjigovodstva |
11godina |
|
31. |
Knjiga inventara osnovnih sredstava |
11 godina |
|
32. |
Kartoteka inventara osnovnih sredstva |
11 godina |
|
33. |
Analitika osnovnih sredstva |
11 godina |
|
34. |
Porezni obračuni |
11 godina |
|
35. |
Analitika kupaca i dobavljača |
7 godina |
|
36. |
Kartoteka i dnevnik materijalnog knjigovodstva |
7 godina |
|
37. |
Dopisivanje s bankom i FINA-om u svezi s korištenjem sredstava |
7 godina |
|
38. |
Obračun s bankom u svezi s deviznim poslovanjem |
7 godina |
|
39. |
Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem |
11 godina |
|
40. |
Kartoteka troškova i realizacije |
7 godina |
|
41. |
Knjiga i kartoteka sitnog inventara |
7 godina |
|
42. |
Knjiga i kartoteka potrošnog materijala |
7 godina |
|
43. |
Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom |
11 godina |
|
44. |
Akreditivi |
7 godina |
|
45. |
Profakture |
7 godina |
|
46. |
Ulazne i izlazne fakture |
11 godina |
|
47. |
Evidencije ulaznih i izlaznih faktura |
11 godina |
|
48. |
Obračun kamata |
7 godina |
|
49. |
Obračun amortizacije |
7 godina |
|
50. |
Čekovi, kreditne priznanice |
7 godina |
|
51. |
Dnevnik blagajne i blagajnički izvještaj |
7 godina |
|
52. |
Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara,pretplata i sl |
7 godina |
|
53. |
Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja |
7 godina |
|
54. |
Administrativne zabrane |
7 godina |
|
55. |
Knjiga naloga za korištenje automobila |
7 godina |
|
56. |
Izvještaji o potrošnji goriva |
7 godina |
|
57. |
Putni nalozi za vozila |
7 godina |
|
58. |
Nalozi za isplatu prijevoznih troškova za kupljenu i prodanu robu |
7 godina |
|
59. |
Kopije ulaza robe i pregled utroška |
2 godine |
|
60. |
Kopije potvrda o prijamu robe |
2 godine |
|
61. |
Kopije obračunskih kalkulacija |
2 godine |
|
62. |
Opomene za isplatu potraživanja |
7 godina |
|
63. |
Izvještaj o stanju suglasnosti salda |
7 godina |
|
64. |
Nalozi za nabavu potrošnog materijala |
7 godina |
|
65. |
Periodični obračuni |
11 godina |
|
66. |
Blok priznanica i zahtjevnica |
7 godina |
|
67. |
Kompleti izvještaja komisije za popis s popisnim listama |
3 godine |
|
68. |
Predmeti financijske inspekcije (zapisnici,prijave za pokretanje postupka za financijske i privredne prekršaje, prijestupe i sl.) |
11 godina |
|
69. |
Putni nalozi i obračuni troškova putovanja, izvješća sa službenog putovanja |
7 godina |
|
VI. UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE |
||
|
70. |
Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi i strogo povjerljivi) i registri |
trajno |
|
71. |
Upisnici predmeta upravnog postupka i registri |
trajno |
|
72. |
Arhivska knjiga |
trajno |
|
73. |
Zapisnici i rješenja o pregledu, odabiranju,izlučivanju i predaji arh.i reg. gradiva nedležnom arhivu |
trajno |
|
74. |
Kontrolnik poštarine, dostavne i druge pomoćne knjige |
5 godina |
|
75. |
Dopisivanja u svezi s uredskim poslovanjem,telefonskom, kurirskom i poštanskom službom |
2 godine |
|
76. |
Punomoći i ovlaštenja za podizanje pošte, izvoda i drugih materijala od banaka, za nabave i sl. |
3 godine |
|
77. |
Popratni dopisi u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, povrat, suglasnosti, izvješća i dr. |
3 godine |
|
78. |
Kopije garantnih pisama,zahtjeva, narudžbi za nabavu sitnog materijala i sl. |
2 godine |
|
79. |
Razne kopije potvrda |
2 godine |
|
80. |
Ostalo dopisivanje vezano uz uredsko i arhivsko poslovanje |
2 godine |
|
81. |
Zapisnici o primopredaji dužnosti ukoliko sadrže popis imovine |
trajno |
Rukovanje predmetima stavljenim u pismohranu
Članak 7.
Predmetima stavljenim u pismohranu rukuje glavni tajnik Zajednice ili osoba koju Izvršni odbor ovlasti za rad u pismohrani.
Spisi predmeta izdaju se iz pismohrane samo uz potvrdu. Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, datum uzimanja i vraćanja spisa predmeta i potpis osobe koja preuzima spis predmeta. Potvrda se drži na mjestu preuzetog spisa predmeta, a po povratku potvrda se ulaže u vraćeni spis.
Predmeti stavljeni u pismohranu mogu se izdavati i osobama izvan Zajednice samo uz pisano odobrenje Predsjednika Zajednice.
Urudžbeni zapisnik
Članak 8.
Urudžbeni zapisnik dužan je voditi glavni tajnik Zajednice ili osoba koju za to odredi Izvršni odbor Zajednice.
Predsjednik Zajednice:
Stjepan Fotivec, oec.